酒泉市机构编制委员会办公室公文处理及文档管理制度 

   　为规范公文处理程序，加强文档、印信管理，使公文处理做到及时、准确、安全，根据《党政机关公文处理工作条例》，制定本制度。　
   　一、发文程序　
   　（一）拟文：各科室草拟的各类文稿，均要做到符合国家政策、法律、法规，主题明确，语言通畅，言简意赅，文字清晰易识，标点符号清楚。文稿、表格一律用打印文本起草或钢笔、碳素笔起草，修改文稿要用规范的符号，不得剪贴；附件必须齐全，标明主题词、拟稿人。　
   　（二）核稿、审稿：各科室起草的文稿须经科室负责人核稿签名后，由综合科进行审稿、复核，修改较大的要重新清稿。　
   　（三）签发：综合科审稿、复核后，由主办科室呈送分管领导签发。各领导认真阅读修改，及时签发。重要文件呈送主要领导签发。　
   　（四）编号：领导签发的文稿综合科文档管理人员要及时编号，标明密级、印刷份数，交承办人员。编委和办内文件按“酒机编发、酒机编办发、酒机编办通字、酒事登字”分类制发。　
   　１．提请机构编制委员会议定的事项以“酒机编发”文件印制；　
   　２．办内党务、政务和具体事务工作形成的综合性事项，以“酒机编办发”文件印制；　
   　３．涉及事业单位登记管理的事项，以“酒事登字”文件印制。凡对外联络、上下沟通、一般性数据统计、部门文件修改等事项，以编办函件形式办理。　
   　（五）校对：按照责任到人、负责到底的原则，各科室起草的文件由各科室负责校对，终稿差错率不超过千分之一。　
   　（六）印制：各科室形成的文件或材料每份在１０页１５份以下的由科室自行印制，１０页１５份以上的，由综合科负责印制。除上级部门要求必须单面复印的文件、资料外，其他所有复印材料必须全部双面复印。操作人员必须严格控制复印份数，不得造成复印纸张的浪费。密级文件不得复印。　
   　（七）盖章：公文印制完毕后，应加盖公章。联合发文的，联合发文单位都应加盖公章。　
   　（八）分发：机要文件加盖公章后，由综合科登记后通过机要传递渠道发出；一般性文件加盖公章后，由拟稿科室按要求及时分发到有关部门、单位，需邮寄的，装好信封后由综合科统一办理。　
   　（九）归档：所发文件，除留足本科室备用和单位领导存阅外，必须将定稿原件附２份打印件交综合科存档。　
   　（十）催办：文件发出后，一般由主办科室负责查办、督办，对综合性文件，以及领导有特殊要求的，综合科负责查办、督办。　
   　二、来文处理　
   　（一）公文处理必须严格按照要件、急件、一般性文件的规定进行处理。文档管理人员收到来文后，应将市委、政府、上级和下级业务部门的来文分类登记、编号，粘贴文件处理单，送综合科科长审阅分批。传阅文件直接送相关领导。 
   　（二）综合科科长接到送达的来文要及时阅处，在文件处理单上填写分批意见后退还文档管理人员。　
   　（三）文档管理人员根据文件处理意见，将来文分别呈送相关的领导阅批。要件、急件必须立即呈送主要领导批示。　
   　（四）文档管理人员按照办领导阅批意见，将文件分送相关领导和科室承办。科室之间会审、会办的公文由主办科室负责牵头办理。　
   　（五）办领导不在单位时的紧急来文，可由综合科转有关科室先行办理，业务科室处理不了的事项，电话请示主管领导。　
   　（六）承办科室办理完后，须在收文处理单上注明办理结果、时间、经办人，并退还文档管理人员。　
   　（七）凡不符合行文程序、规定要求的文件，一律由文档管理人员按规定退回。　
   　三、印信管理　
   　（一）印鉴管理　
    １．编委印章、办行政公章统一由综合科专人负责保管，并根据办领导的批示代行使用权。　
    ２．办财务专用章，以及在银行备案的主任和财务人员私人印章统一由综合科专人负责保管，并根据办领导的批示代行使用权。　
    ３．公章使用必须在办公室内，不准将公章携带出机关外使用。特殊情况须报请办领导批准。　
    ４．原则上不允许在空白纸张、证明、介绍信等凭证或便笺上加盖公章。特殊情况必须经办有关领导批准签字，并指定用途，规定有效期限。未使用完的要及时交回综合科销毁。　
    ５．凡涉及全局工作或涉及人、财、物等重大问题需使用办行政公章的，必须由主任签批；一般业务性工作需使用局行政公章的，可由分管领导签批。未经办领导签批，一律不准用章。　
    ６．印章保管人员对所盖印章的文书内容必须认真审阅，严格手续，详细登记，盖印正规，凡盖有印章的协议和合同书都必须留下正文存档。　
    ７．综合科应对其保管的印章经常检查清洗，细心保护，确保安全和正常使用。　
     （二）信函管理　
    １．介绍信或函件由专人管理，使用介绍信或函件要严格履行使用手续。涉及单位重要事项的信函，须经主任签字同意，经综合科科长审核后开出；一般事宜的信函由综合科科长审核，分管领导签字同意后开出。　
    ２．各种开出的信函和存根，要按顺序号，注明开往单位、日期、姓名、内容、批准人。　
    ３．介绍信由综合科专人、专柜或专屉保管和使用，随时上锁，并严格保密。　
    ４．介绍信存根按规定要求至少保存三年，销毁介绍信存根须经主任批准。　
     四、文档管理　
    （一）立卷归档制度　
    １．办内档案管理工作，必须严格执行国家和甘肃省有关档案管理规定，达到《甘肃省档案管理工作规范化管理实施办法》要求，并积极创造条件，努力向《市（州）县（区）国家综合档案馆规范化管理水平测评标准》靠齐，促进档案管理工作向规范化管理方向迈进。　
    ２．各科室负责本科室的文件、资料管理，做好各类文件的登记、承办、催办，并及时退交综合科归档，同时认真做好平时立卷工作。除办内归档工作外，各科室立档工作必须在每年１２月１５日前完成。　
    ３．凡是各项活动中形成的具有保存、查考、利用价值的文字、图表、声像、实物、电子等各种载体形成的历史记录，均由综合科进行收集和整理。　
    ４．综合科文档管理人员要定期督促和检查本单位档案的形成、积累、整理和归档工作，各科室要注意平时档案的形成和积累。单位档案要收集齐全、保存原件，手续要完备（各项领导签字、印章要齐全）。　
    ５．立卷工作由综合科负责，各科室配合。　
    （二）档案借阅制度　
    １．借阅人要利用本办形成的档案，需经分管领导批准。外单位查阅档案，应持单位介绍信，经分管领导批准方可借阅。　
    ２．借阅人应填写“借阅登记”，并在指定地点阅看，需借出的档案必须在一周内归还。　
    ３．借阅档案要爱护，不得画线、涂改、圈阅，未经同意不得抄录，需要复制的，须经办领导批准。　
    ４．档案管理人员应加强对借出档案的监督、检查和催还工作，随时清查，对超期者督促办理延期手续。